МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
ГБПОУ ОКТЯБРЬСКИЙ МНОГОПРОФИЛЬНЫЙ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ
КУРСОВАЯ РАБОТА
ПО МЕЖДИСЦИПЛИНАРНОМУ КУРСУ
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
по теме
«История делопроизводства в России и современные направления его развития»
Выполнила обучающаяся гр.1ДОУ23 А.Р.Абдуллина
Преподаватель: Н.В.Снисаренко
2025 г.
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
- История делопроизводства в России 4
1.1 Делопроизводство в Древнерусском государстве 4
1.2 Приказное делопроизводство (XVI—XVII вв). 5
1.3 Система коллежского делопроизводства. 8
1.4 Система министерского делопроизводства 19 — начала 20 вв. 10
1.5 Делопроизводство в 20 веке. 11
- Современное делопроизводство и направления его в развитии. 13
2.1 Технологические инновации в делопроизводстве. 13
2.2 Характеристика современного делопроизводства 14
2.3 Автоматизация в делопроизводстве 16
2.4 Современное делопроизводство 18
Заключение 20
Литература 21
ВВЕДЕНИЕ
Делопроизводство как одно из основных направлений деятельности
государственного аппарата существует в России уже не одно тысячелетие.
Изучение развития делопроизводства позволяет проследить исторический путь
и эволюцию всех составляющих отдельного документа, их преобразование и
совершенствование во времени. В истории делопроизводства в России принято
выделять несколько основных периодов: зарождение отечественного
делопроизводства (делопроизводство в Древнерусском государстве); приказное
делопроизводство XV-XVII вв.; коллежское делопроизводство XVIII в.;
министерское делопроизводство XIX в.; советское государственное
делопроизводство ХХ в.
Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что изучение истории
делопроизводства в России необходимо для формирования глубоких знаний
области документоведения. Необходимо знать организацию работы с
документами в прошлом, так как без этого могут возникнуть трудности
настоящем.
Главная цель работы — рассмотреть историю развития делопроизводства на Руси, начиная с VIII – XIV вв., по настоящее время. Исходя из поставленной цели, можно сформулировать следующие задачи:
- Рассмотреть и изучить историю делопроизводства в России.
- Рассмотреть и изучить современное делопроизводство и направления его развития.
- ИСТОРИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ
1.1.ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ДРЕВНЕРУССКОМ ГОСУДАРСТВЕ
(X—XI вв.)
Делопроизводство в Древнерусском государстве (X—XI вв.) и в период феодальной раздробленности (XI—XV вв.) Создание документов возникло одновременно с появлением письменности. Считается, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности государственных учреждений еще не существовало. Когда появились законы, от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X в.в Древнерусском государстве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о практике составления документов. В первом случае − письменных завещаний, а во втором случае − подорожных грамот для купеческих кораблей. В крупных городах существовали хранилища документов. Часто хранение документов в храме придавало им требуемую юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы и монастыри, потому, как церковь обладала широкой юридической компетенцией. Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов с области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Не случайно в XIV в. термин «дьяк» как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры — типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству − «формулярники». . Документы писались сплошным текстом, и без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения. Несмотря на постоянное расширение практики документирования управленческих действий и юридических фактов, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности, как о системе определенных норм и правил еще нельзя. Отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Расширение практики удостоверения документов печатями князей свидетельствует о формировании профессионального цеха специалистов по работе с информацией, т.е. выработанные практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства
1.2 ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (XVI—XVII вв.)
Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины 15 в.
По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места — избы или приказы. Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению — князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления (разрядный, поместный, тайных дел, большой казны и др). Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением — Боярской Думой. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным. ведомств. С другой стороны, нередко в управлении одного ведомства одновременно участвовало несколько разных учреждений, что приводило к смешению их функций и неразберихе.
Во главе отдельного приказа стоял приказной судья. В его ведении состояли дьяки — от одного до трех, а к концу XVII в. в крупных приказах — от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на «старых» (старших), «средних» и «молодых» (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в «столы», или повытья, — структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности — толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и др.
Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные — в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.
В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую привозили из западноевропейских стран. Первую бумажную «мельницу» (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков — наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.
Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом.
Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма.
Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.
В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого — кому)
Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:
— поступление документа на рассмотрение;
— подготовка дела к «докладу»;
— рассмотрение и решение дела;
— оформление документа, содержащего решение.
В московских приказах впервые намечается обособление оконченных дел от «текущих». Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном приказе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.
В целом, в приказной период постепенно создаётся система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.
1.3 СИСТЕМА КОЛЛЕЖСКОГО ПРОИЗВОДСТВА
В 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной).
Тетради, обычно состоящие из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, не имели переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу. Однако книги не всегда переплетали, так как переплет стоил дорого.
Первым новым учреждением стал Сенат — первоначально законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями.
Много внимания Петр I уделил устройству сенатской, канцелярии. Для работы в новых условиях правительство стало приглашать иностранных специалистов для занятия канцелярских должностей. С целью изменить старые порядки при Сенате учреждается особая должность экзекутора — для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа.В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии — в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы — на местах. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат.
Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент» утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа — коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры.
С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением — канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии.
Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, архивное хранение дел.
Появились новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.
Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные – прошениями.
Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» — образцы, по которым следовало составлять документы. В коллежком делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа: «Октября 17 дня 1723 года». Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.
1.4 СИСТЕМА МИНИСТЕРСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 19-20ВВ
Начало 19 в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления — высшие и центральные учреждения. Новая система управления – министерская, в ее основе лежит принцип единоначалия. Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 г., были: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства — Государственное казначейство. Каждому министру предписывалось создать канцелярию, на которую ложилась работа по документационному обеспечению министерства. В это время появляется термин делопроизводство – от производить дело, решать вопрос.
Документы, создававшиеся в процессе «производства дела» можно было разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе — «исполнительные бумаги». В этот период ведется работа по упрощению, стандартизации, классификации документов, появляется достаточно обширная делопроизводственная литература. Большое значение в этот период имели письмовники — сборники образцов документов. В последней трети 18 века появились пишущая машинка, которая ускорила процесс создания документов, снизила расход бумаги.
1.5 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В 20 В.
В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.
Для оформления административных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В 1926г. создается Государственный институт техники управления (ИТУ). В проекте «новой системы делопроизводства» ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов:
— организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
— регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации;
— количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
— справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени;
— контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;
— наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.
Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР» в 1958г., в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению.
Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг.
В 1993 г. был издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД, а в 1997 г. был издан ГОСТ Р 6. 30-97., регламентирующий требования к оформлению документов. Последний вышедший – ГОСТ Р 6. 30-2003. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов
2.СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И НАПРАВЛЕНИЯ ЕГО РАЗВИТИЯ
2. 1 ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ ИННОВАЦИИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Технологические инновации в делопроизводстве играют ключевую роль в оптимизации процессов управления документами и повышении общей эффективности работы организаций. В последние годы наблюдается значительный рост внедрения современных технологий, что связано с необходимостью адаптации к быстро меняющимся условиям рынка и требованиями к повышению качества обслуживания клиентов.
Одной из самых заметных тенденций является переход от бумажного документооборота к электронному. Это не только снижает затраты на печать и хранение документов, но и ускоряет процессы обработки информации. Электронные документы могут быть созданы, подписаны и отправлены в считанные минуты, что значительно сокращает время, необходимое для выполнения различных задач. Использование электронных подписей обеспечивает юридическую силу документов и упрощает процесс их утверждения.
Современные системы управления документами (СУД) становятся важным инструментом для организаций. Они позволяют централизованно хранить, обрабатывать и отслеживать документы, а также автоматизировать процессы согласования и утверждения. С помощью таких систем можно легко организовать доступ к документам для сотрудников, что способствует улучшению взаимодействия внутри команды. Внедрение облачных технологий также оказывает значительное влияние на делопроизводство. Облачные решения позволяют хранить и обрабатывать документы удаленно, что делает возможным доступ к информации из любой точки мира. Это особенно актуально в условиях пандемии, когда многие сотрудники работают удаленно. Облачные сервисы обеспечивают высокий уровень безопасности данных, что позволяет организациям минимизировать риски утечки информации.
Не менее важным аспектом является безопасность данных. С увеличением объемов информации, обрабатываемой в электронном виде, возрастает и риск утечек и кибер атак. Поэтому организации должны внедрять современные системы защиты информации, включая шифрование данных, многофакторную аутентификацию и регулярные аудиты безопасности. Это позволит не только защитить конфиденциальную информацию, но и повысить доверие клиентов к компании.
Таким образом, технологические инновации в делопроизводстве способствуют значительному повышению эффективности работы организаций. Переход на электронный документооборот, внедрение систем управления документами, использование облачных технологий, искусственного интеллекта и роботизации процессов создают новые возможности для оптимизации работы и повышения качества обслуживания клиентов. Важно, чтобы организации не только внедряли новые технологии, но и постоянно адаптировались к изменениям, что позволит им оставаться конкурентоспособными в условиях современного рынка.
2.2ХАРАКТЕРИСТИКА СОВРЕМЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Современное делопроизводство представляет собой сложный и многогранный процесс, который охватывает все этапы работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивированием. В условиях стремительного развития технологий и цифровизации, делопроизводство претерпевает значительные изменения, что позволяет организациям повышать свою эффективность и адаптироваться к новым требованиям рынка.
Одной из ключевых характеристик современного делопроизводства является переход на электронный документооборот. Это означает, что документы создаются, хранятся и обрабатываются в цифровом формате, что значительно упрощает доступ к информации и сокращает время на выполнение рутинных задач. Электронные документы могут быть легко редактируемыми, отправляемыми и хранимыми, что минимизирует вероятность потери информации и повышает уровень ее безопасности. Кроме того, использование электронных систем управления документами позволяет автоматизировать многие процессы, такие как согласование, утверждение и распределение документов, что в свою очередь снижает вероятность ошибок и повышает скорость работы.
Современное делопроизводство также характеризуется внедрением облачных технологий. Облачные решения обеспечивают доступ к документам из любой точки мира, что особенно актуально в условиях удаленной работы. Это позволяет сотрудникам работать более гибко и эффективно, не зависимо от их местоположения. Облачные технологии также способствуют улучшению совместной работы, так как несколько пользователей могут одновременно редактировать один и тот же документ, что упрощает процесс согласования и обсуждения.
Важным аспектом современного делопроизводства является использование инновационных технологий, таких как искусственный интеллект и машинное обучение. Эти технологии позволяют анализировать большие объемы данных, выявлять закономерности и предлагать оптимальные решения. Например, системы на основе ИИ могут автоматизировать процессы классификации и сортировки документов, что значительно ускоряет работу с ними. Кроме того, ИИ может использоваться для предсказания потребностей клиентов и оптимизации процессов на основе анализа их поведения.
В исследовании была рассмотрена история русской деловой письменности, которая началась с появления первых документов, составленных монахами и служителями церкви. Важным аспектом данной истории является выделение основных видов письменной словесности, среди которых деловая проза занимает особое место. Деловое письмо и документ рассматриваются как разновидности деловой прозы, выполняющие специфические функции в рамках делового общения. Документ, в свою очередь, служит средством осуществления юридических функций учреждения и его операций, обеспечивая правовую основу для различных действий и взаимодействий. Таким образом, история учреждений и их документооборота формировалась на основе этих письменных традиций, что в значительной степени определяет современное состояние делопроизводства в России.
Таким образом, современное делопроизводство представляет собой динамично развивающуюся область, в которой технологии играют ключевую роль. Переход на электронный документооборот, использование облачных технологий, искусственного интеллекта и роботизации процессов создают новые возможности для оптимизации работы и повышения качества обслуживания клиентов. Важно, чтобы организации не только внедряли новые технологии, но и постоянно адаптировались к изменениям, что позволит им оставаться конкурентоспособными в условиях современного рынка.
2.3 АВТОМАТИЗАЦИЯ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В современных условиях в делопроизводстве активно применяются
программные продукты, копировальная техника и компьютеры. Несмотря на имеющиеся электронные продукты, базы данных, программное
обеспечение, происходит дублирование документов в традиционных
бумажных вариантах. Это обусловлено необходимости гарантий сохранности документов, так как цифровые файлы может повредить компьютерный «вирус» или сохраняются возможность отключения электроэнергии и все процессы либо остановятся, либо исчезнут вовсе в результате утраты документов. Вместе с тем, новые технологии позволяют ускорить процессы делопроизводства, так как в прежние времена на письменных машинках за один набор удавалось изготовить только 3 или максимально 5 копий через копировальную бумагу. Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника. Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки: справочные; контрольно-справочные; по географии поступающих документов; по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические приказы, решения и др. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях.
Сегодня компьютер позволяет однажды сформировать файл, многократно его изменять, добавлять или обновлять и тиражировать безограничений. На сегодняшний день, количество документов становится все больше и больше, так как этому способствует оперативность их создания и накопления. В силу оптимизации документов и введение в практику терминалов, электронных форматов документов их стало не меньше, а только больше и этот процесс имеет прогрессию. Программные продукты на платформе «1С» разрабатывают практически для всех структурных подразделений и должностных единиц. Первыми электронными документами считаются бухгалтерские. Позже разработана кадровая документация, торговая, документооборот в складах, производственных и логистических центрах. Активно автоматизация делопроизводственных процессов внедряется в образовательную деятельность. В целом исходя из аспектов ДОУ, необходимо отметить интенсивное развитие рынка программного обеспечения, так как уже в каждой организации имеются унифицированные бланки на основе цифровых технологий. Интернет коммуникации, локальные сети в организациях позволяют оперативно передавать как устную, так и письменную в виде документов информацию. Получать ответы и отчёты о результатах деятельности, формировать таблицы и анализировать показатели в режиме онлайн. При получении входящей документации часто используются факсы, как средство получения практически оригинальной копии документа. Фотокопия может допускать погрешности в размере документа. Все копии и факсимиле могут иметь легитимность, только по договорённости сторон или не противоречию законам РФ. Все иные формы создания копий документов должны заверяться должностными лицами или нотариусом. Электронные документы могут передаваться множеством форматов, как редактируемых, так и с ограничением доступа к их изменению. Как и бумажные, так и электронные документы, в том числе преобразованные в бумажное их исполнение подлежат общепринятым нормам делопроизводства, а именно регистрация, учёт, хранение, передача или утилизация
2.4 СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Современное делопроизводство — это процесс организации и управления деловыми процессами в организации. Оно включает в себя использование различных технологий и методов для повышения эффективности и эффективности бизнес-процессов
Современное делопроизводство автоматизируется и цифра визируется, внедряя электронные документы, системы управления документами (DMS) и облачные технологии. Основные направления развития включают усиление кибер безопасности, интеграцию с AI для обработки данных и улучшение мобильного доступа.
Направления развития современного делопроизводства включают в себя:
1). Автоматизация бизнес-процессов: использование программного обеспечения и технологий для автоматизации рутинных задач и процессов.
2). Кибер физические системы: использование технологий искусственного интеллекта и машинного обучения для улучшения эффективности и эффективности бизнес-процессов.
3). Облачное хранение облачных технологий для хранения и управления данными.
4). Интернет вещей: использование технологии интернет вещей для улучшения эффективности и эффективности бизнес-процессов.
5). Большие данные: использование технологий анализа больших данных для улучшения эффективности и эффективности бизнес-процессов.
6). Блокчейн: использование технологии блокчейн для улучшения эффективности и эффективности бизнес-процессов.
7). Управление проектами: использование технологий и методов для управления проектами и достижения целей.
8). Управление цепочками поставок: использование технологий и методов для управления цепочками поставок и оптимизации бизнес-процессов.
9). Управление рисками: использование технологий и методов для идентификации, оценки и управления рисками.
10). Управление персоналом: использование технологий и методов для управления персоналом и развитием сотрудников.
11). Управление финансами: использование технологий и методов для управления финансами и оптимизации финансовых процессов.
12). Управление информацией: использование технологий и методов для управления информацией и обеспечения безопасности данных.
13). Управление качеством: использование технологий и методов для управления качеством и улучшения эффективности бизнес-процессов.
14). Управление инновациями: использование технологий и методов для управления инновациями и улучшения эффективности бизнес-процессов.
15). Управление изменениями: использование технологий и методов для управления изменениями и улучшения эффективности бизнес-процессов.
16). Управление конфиденциальностью: использование технологий и методов для обеспечения конфиденциальности и безопасности данных.
17). Управление устойчивым развитием: использование технологий и методов для управления устойчивым развитием и улучшения эффективности бизнес-процессов.
18). Управление цифровыми трансформациями: использование технологий и методов для управления цифровыми трансформациями и улучшения эффективности бизнес-процессов.
19).Управление цифровыми платформами: использование технологий и методов для управления цифровыми платформами и улучшения эффективности бизнес-процессов.
20). Управление цифровыми экосистемами: использование технологий и методов для управления цифровыми экосистемами и улучшения эффективности бизнес-процессов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Всестороннее изучение истории и современного состояния делопроизводства в Российской Федерации, а также выявление актуальных проблем и предложение путей их решения. Для достижения этой цели были поставлены и успешно выполнены следующие задачи: Изучение исторических аспектов делопроизводства в России, описание современного состояния делопроизводства и его особенностей. В процессе исследования были использованы различные методы, включая анализ литературы, сравнительный анализ, опросы и интервью. Анализ литературы позволил глубже понять теоретические основы делопроизводства, его эволюцию и изменения, произошедшие в последние десятилетия. Сравнительный анализ помог выявить различия между традиционными и современными подходами к делопроизводству, а также оценить влияние новых технологий на существующие практики. В результате проведенного исследования было установлено, что делопроизводство в России имеет богатую историю, которая насчитывает несколько веков.
Одной из ключевых проблем является низкая степень автоматизации. Многие организации до сих пор используют бумажные документы и традиционные методы обработки информации, что приводит к значительным временным затратам и увеличению вероятности ошибок. В условиях стремительного развития информационных технологий, отсутствие автоматизации становится серьезным препятствием для повышения эффективности работы с документами. Внедрение методов информационно-комьютерных технологий поможет сократить оббьем документов и ускорить документооборот в организации.
ЛИТЕРАТУРА
- ФЗ « об архивном деле в РФ» №125 Федеральный закон (ФЗ) от 22.09.2024.
- ГОСТ.Р 7.097-2016
- Документационное обеспечение управление персоналом учебник для СПО/ И.Н.Кузнецов-М: Издательство Юрайт, 2024.
- Делопроизводство (Документационное обеспечение управление): учебник/ М.И.Баскаков, О.И.Замыцкова — Ростов.Н\Д: Феникс, 2023.
- Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы (В.В.Галахов, И.К.Коренева и др — М. Блок-Принт, 2024.
- www.edou.ru-центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивоведения
www.delo-ved.ru -образцы документов
www.consultant.ry — консультант плюс
