автор: Козина Светлана Игоревна 3 курс

Руководитель: Семенова Лариса Ивановна

Преподаватель высшей категории Среднерусский институт управления РАНХиГС — филиал Банковский колледж

Коллежское делопроизводство

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА

И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

СРЕДНЕРУССКИЙ  ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ — ФИЛИАЛ

Реферат

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

на тему: «Коллежское делопроизводство».

    

Подготовила студента группы Б-303

Козина Светлана Игоревна

Проверил преподаватель

Семенова Лариса Ивановна

Оценка	Замечания

г. Орел 2021 г.

Оглавление

Введение 3

1. Учреждения государственного и местного управления в России в XVIII в. 4
2. Организация делопроизводства в XVIII в. 8
3. Виды документов в XVIII в. 11

Заключение 14

Биографический список 15

 

Введение

Делопроизводство в России прошло длительный путь своего становления и исторического развития. Возникнув с появлением государства, к XVIII веку сложились все основные требования к оформлению документов и организация работы секретарей и делопроизводителей, существующих в настоящее время. Это, в первую очередь, связано с тем, что в XVIII веке произошло усиление законодательной регламентации деятельности канцелярии, были сформированы и закреплены общие административные начала деятельности учреждений, их структура и тд. Беспорядок, который был вызван отсутствием в учреждениях, установленного законом порядка, единых правил, форм документов, сроков для производства дел и многое другое побудили правительство искать новые формы государственного устройства. Так вскоре появились новые учреждения бюрократического типа, а вместе с ними регламенты, которые определяли их состав, компетенцию и делопроизводство. В результате реформ в области управления сложилась система бюрократических государственных учреждений: Сенат, Синод, Кабинет, Коллегии – в центре; губернаторы, воевода, комиссары и другие органы – на местах. Это была «чиновничье-дворянская монархия», поскольку основные должности в этом аппарате занимали помещики-дворяне. Генеральный регламент закреплял структуру коллегий, штатный состав, определял должностные обязанности, поведение чиновников и организацию работы с документами. Основными документами, отражающими порядок ведения делопроизводства в России в это время стали «Генеральный регламент» и «Табель о рангах».

 

1. Учреждения государственного и местного управления                                     в России в XVIII в.

Высшие и центральные государственные учреждения. В 1699 г. при Боярской думе была учреждена Ближняя канцелярия по финансовому контролю за приходом и расходом денежных средств. Позже канцелярия стала местом заседаний членов Боярской думы. С 1704 г. здесь стали собираться начальники приказов, а с 1708 г. заседания стали именоваться Консилией министров, где обсуждались вопросы управления государством. С учреждением Сената — Консилия министров прекратила свое существование. 

Власть царя усилилась после создания Кабинета Петра I (октябрь 1704 г. – май 1727 г.) – личное учреждение-канцелярия по вопросам законодательства и управления. Сюда поступали военные табели, финансовые документы, различные челобитных, жалоб, доносов; разрабатывались диспозиции, велся ежедневный «Юрнал» (запись местонахождения и времяпрепровождения царя).  Кабинет находился и ведал вопросами под попечительством самого царя, но со временем частые отъезды Петра I побудили его создать высший государственный орган с более широкими полномочиями, чем Ближняя канцелярия и Консилия министров. 

22 февраля 1711 г. был утвержден указ об учреждении Правительствующего Сената, который представлял собой коллегиальный орган, члены которого назначались царем. При Сенате была учреждена канцелярия во главе с обер-секретарем. Сенат должен был заботиться о соблюдении правосудия, о государственных доходах и расходах, явке дворян на службу и тд., он также считался органом надзора за правительственным аппаратом и должностными лицами. Первоначально надзор осуществляли фискалы (март 1711 г.), в задачу которых входило тайно подслушивать и доносить обо всех преступлениях, наносящих государству вред: о нарушениях законов, взяточничестве, казнокрадстве и тд. Фискалами руководил входящий в состав Сената обер-фискал, который поддерживал связь между ними через фискальный орган канцелярии Сената. После принятия царём титула императора, Сенату стало запрещено издавать от своего имени общегосударственные законы. В 1722 г. во главе Сената был поставлен генерал-прокурор; в коллегии и надворные суды были назначены прокуроры. В течение 1722 г. при Сенате была создана контора в Москве, а также должности герольдмейстера и генерал-рекетмейстера с соответствующими конторами. 

За 14 лет существования Сенат из высшего органа управления государством он превратился в высший орган надзора за управлением в государстве. Все документы, адресованные на имя Сената, принимал обер-секретарь, он распечатывал их и докладывал членам присутствия. Исключение составляли документы с надписью «Секретно», они передавались лично генерал-прокурору Сената. Все бумаги вносились в реестр и передавались в столы для производства, подготовки к рассмотрению в заседании. По завершении подготовки дела к докладу обер-секретарь скреплял его по листам и докладывал на заседании присутствия сенаторам. Прочтя дело, он давал сенаторам на размышление и обсуждение полчаса, но в сложных случаях время увеличивалось, но на чтобы на обсуждение дела ушло не более трех часов. После обсуждения сенаторы письменно записывали свое мнение, после этого формулировалось и принималось решение. По приговорам Сената канцелярия составляла указы, которые подписывались обер-секретарем. После регистрации, скрепленные государственной печатью, они отсылались по назначению. На полученные из Сената указы все присутственные места и лица должны были направлять рапорт о получении указа, а по исполнении – рапорт об исполнении указа. За неприсылку в Сенат рапорта полагались штрафы: за 1 месяц промедления – 100 руб., за два – вдвое больше и тд..

25 января 1721 г. Петр I утвердил «Духовный регламент», по которому учреждалась Духовная коллегия, преобразованная вскоре в Святейший правительствующий Синод. В его ведении находились чисто церковные дела: истолкование церковных догм, распоряжения о молитвах, церковных службах, утверждения жития святых, мощей «чудотворных» икон, цензура духовных книг, борьба с ересями и расколами, заведование учебными заведениями и тд. Синод имел также функции духовного суда; судил представителей духовенства, а также мирян по некоторым категориям гражданских дел (бракоразводные дела, сомнительные духовные завещания, а из уголовных – дела по вероотступничеству). Он состоял из 12 членов, назначаемых царем из представителей высшего дворянства, при вступлении в должность члены Синода приносили присягу на верность императору. 11 мая 1722 г. для надзора за деятельностью Синода Петр I назначил обер-прокурора, ему подчинялись синодальная канцелярия и церковные фискалы – «инквизиторы».

11 декабря 1917 г. Петр I издал указ, определивший штаты коллегий (были назначены президенты, вице-президенты, советники и асессоры), и распоряжение «начать всем президентам с нового года сочинять свои коллегии». Открытие коллегий состоялось в 1719-1720 гг., а Камер-коллегии – в 1721 г. Всего за эти годы было создано 12 коллегий. Важнейшими, «государственными» считались 3 первых: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская. Петр I и его современники считали, что коллегии имели несравненное преимущество перед приказами.

 

Местные государственные учреждения. В 1699 г. из-под власти воевод было выделено посадское население. Купечество, ремесленники и мелкие торговцы получили право выбирать из своей среды бурмистров, объединявшихся в земские избы. В 1702 г. этот институт упразднялся, а их дела приказано было передать воеводам с товарищами из 2-4 дворян, выбранных по уездам.

Указом 18 декабря 1708 г. были созданы 8 губерний: Московская, Петербургская, Смоленская, Киевская, Азовская, Казанская, Архангелогородская и Сибирская, которыми стали управлять губернаторы, назначаемые их наиболее видных государственных деятелей. Губернаторы имели административные, полицейские, финансовые и судебные функции, а также они являлись командующими всех войск, расположенных в подведомственной ему губернии. Они управляли губернией с помощью губернской канцелярии, где находились дьяки и подьячие (секретари). Каждая губерния включала сложившиеся в XVII в. уезды, во главе которых вместо воевод стояли коменданты.

Реформа местного управления 1708 г. уничтожила старый порядок назначения на должности. Губернаторы, коменданты и другие чиновники занимали свою должность без срока; между ними существовало более четкое разделение дел и бюрократическая соподчиненность. Правительство указом 1713 г. учредило при каждом губернаторе 8-12 советников, избираемых дворянами. Губернатор должен был все дела решать совместно с этой дворянской коллегией.  В мае 1719 г. территория каждой губернии была разделена на несколько провинций, во главе которых стояли генерал-губернаторы, губернаторы и вице-губернаторы, во главе остальных – воеводы. Провинции подразделились на округа – дистрикты, во главе которых стояли земские комиссары, выбираемые местным дворянством. В каждой провинции возникли новые должности и учреждения. По реформе 1719-1720 гг. впервые в истории России была сделана попытка создать местные органы и центральные учреждения – коллегии.

В 1723-1724 гг. была завершена реформа городского сословного управления. Земские избы превратились в подчиненные губернаторам финансовые канцелярии, были созданы городовые магистраты, которые представляли собой коллегиальные учреждения, состоявшие из президента, 2-4 бурмистров и 2-8 ратманов. В ведении магистратов находилось все управление городом: уголовный и гражданский суд, полицейские, финансовые и хозяйственные дела. Важнейшие судебные решения магистратов передавались на утверждение надворных судов. 

В 1726-1727 гг. были ликвидированы земские и полковые комиссары, конторы камерирских дел и рекетмейстерские; канцелярии вальдмейстерские и рекрутских дел; надворные суды; упразднены фискалы; ликвидирован Главный магистрат.

Новая система местного управления была закреплена инструкцией 12 сентября 1728 г. Единственными органами управления и суда стали губернаторы, а в провинциях и уездах – воеводы. Они осуществляли свои функции через соответствующие канцелярии и были обязаны использовать законы и распоряжения, исходившие от верховной власти, Сената и коллегий, охранять тишину и спокойствие на вверенной им территории, осуществлять сбор подушной подати, прочих прямых и косвенных налогов.

В 1775 г. была проведена большая реформа местного управления на основе законодательного акта – «Учреждения для управления губернией Всероссийской империи». 

 

2. Организация делопроизводства в XVIII в.

Государственная работа в Российской империи в 18 веке требовала упорядочивания делопроизводства, законченной системы стандартов и правил, регулирующих постановку документирования в государственных учреждениях.

Реформа государственного аппарата во многом проводилась с учётом опыта управления за рубежом, с которым Пётр I ознакомился во время своего пребывания за границей. В 1700 г. были изданы указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). Также в период проведения реформ появляются первые организационные документы, в которых прописывался порядок работы государственных учреждений. Основным документом стал Генеральный регламент (Устав). Он стал обобщающим и первым законодательным документом, в котором был прописан весь порядок работы коллегий, ведения в них делопроизводства, обязанности каждого работника канцелярии. Это новый тип организационного документа, прообраз всех последующих регламентов, а в наши дни – Регламента Государственной Думы.

Генеральным регламентом окончательно отделяются обязанности присутствия, как органа принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярией.

В состав коллегии входили: присутствие (общее собрание членов), канцелярия, контора.

Процесс обсуждения и принятия решения по вопросам управления осуществлялся в присутствии. Присутствие имело 10-11 членов и состояло из президента, вице-президента, 4-5 советчиков и 4 асессоров. Президент назначался царем и осуществлял «генеральную и верховную дирекцию» (управление коллегией). Вице-президент и члены назначались Сенатом и утверждались царем. Для ведения бухгалтерского учета и финансовой отчетности были созданы конторы под руководством камерира, в подчинении у которого находились унтер-камерир и камор-штрейберы. Здесь велось делопроизводство по финансовой деятельности коллегий. Дела докладывались секретарем в порядке их поступления в коллегию: вначале государственные, затем частные. Члены коллегии высказывали свои мнения по очереди, начиная с младших чинов, и не повторяясь; это должно было обеспечить самостоятельность мнений. Все «рассуждения» членов нотариус заносил в протокол. Дела разрешались «по множайшему числу голосов» (т.е. по большинству); при равенстве голосов перевес давало мнение, за которое высказывался президент. Протокол и решение подписывались президентом и членами коллегии. В случае сомнения в решении какого-либо дела коллегия обращалась в Сенат. 

Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации документов и регламентировал технологию ее ведения. Основная цель регистрации была определена как охрана документов. Одновременно регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением документов. Особенностью регистрации документов в коллежской системе делопроизводства было то, что «регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела, а после – и в архиве. Все документы и бумаги, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие.

Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. 

Генеральный регламент установил срок исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели. Если требовались какие-либо справочные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости разрешалось увеличить срок еще на 2 недели. Коллегия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели.

Генеральный регламент ввел понятие «архив». Все оконченные дела на протяжении 3 лет находились в канцелярии или в конторе, а затем под расписку сдавались в архив коллегии архивариусу. Архивы должны были стать обособленными от канцелярии подразделениями для хранения оконченных дел. Дела должны были сдаваться в архив по описи или под расписку. Архивы создавались при каждой коллегии.

Состав канцелярии: секретарь, нотариус, актуариус, регистратор, прокурор, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи, вахмистры.

Регистрация документов в коллежской системе делопроизводства сопровождала их не только в течение всего процесса производства дела, но и после – в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствующий номеру записи в регистрационной книге:

• Книга A использовалась для записи краткого содержания всех документов; 
• Книга B – для записи содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам; 
• Книга C содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. 
• Книга D содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались.

Всё это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. 

С Генерального регламента фактически начинает складываться профессия будущего документоведа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Виды документов в XVIII в.

Проведённые реформы оказали большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло множество новых видов документов. Виды документов, служивших для обмена информацией между учреждениями, определялись их соподчиненностью.

В XVIII в. появляется новый вид документа – протокол. Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, которые стали называть прошения челобитчиковы. В последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование прошение.

В XVIII в. активно развиваются другие системы документации. Для «сношений» между военными характерны рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; для учета численного состава армии составлялись штаты, табеля, списки, ведомости; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и других документах.

Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, договорах, конвенциях, протоколах; для «сношений» с иностранными государствами пользовались нотами, меморандумами, письмами; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши.

Судебная документация включала допросы, клятвенные обещания, показания; результат судебного разбирательства излагался в приговорах, определениях, выписках из журналов.

Бухгалтерский учет отражался в балансе – особой таблице, показывающей состояние хозяйственной деятельности на определенную дату; главной книге для систематизации всех хозяйственных операций. В этот период в России начинают принимать термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер». Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в «ревизских сказках», на основании которых составлялись губернские сводки.

В XVIII в. активно складывается система документации по личному составу: были введены формулярные (послужные) списки чиновников – документ, дающий полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе (его семейное положение, занимаемые должности до выхода в отставку или на пенсию).

Формуляр документа в XVIII в. Отмена столбцов и введение листовой формы документа изменили его формуляр. Реквизиты выделились из текста и заняли определенные места на листе бумаги. Генеральный регламент ввел обязательную регистрацию документов в соответствующих журналах, поэтому на документах появились регистрационные номера: входящий и исходящий. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра документа дата подписания. Документы в ряде случаев скреплялись печатью. Для каждой коллегии предусматривалась печать с изображением государственного герба и названием коллегии. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей.

В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей.

Формулы титулования в соответствии с Табелью о рангах. 24 января 1722 г. был введён законодательный акт, по которому государственная служба была разделена на гражданскую (штатскую), военную и придворную. Каждая разновидность службы делилась на 14 ступеней – классов. Чины давались за службу в порядке постепенности и как бы обозначали степень деловой подготовки служащих и их пригодность к занятию определенных должностей. Чины от I до IX класса по службе могли получить потомственное дворянство, от X до XIV – личное дворянство.

Гражданская служба согласно «Табели о рангах», утвержденной Петром I:

• обер-секретарь Сената получал чин VI класса;
• обер-секретарь иностранной, воинской и адмиралтейской коллегии – чин VII класса;
• обер-секретарь в коллегии, секретарь в Сенате – чин VIII класса;
• секретари в воинской и иностранной коллегии, а также сенатские протоколисты и переводчики – чин IX класса;
• секретари прочих коллегий, переводчики и протоколисты воинской,
• адмиралтейской и иностранной коллегии получали чины X класса;
• секретари в надворных судах и канцеляриях в губерниях – чины XII класса;
• секретари в провинциях, переводчики и протоколисты коллежские, актуариус и регистраторы сенатские – чины XIII класса;
• актуариусы, архивариусы, регистраторы при коллегиях – чины XIV класса.

Начиная с XVIII в. эволюция «Табели о рангах» шла в направлении её упрощения, уточнения названий чинов и их места в служебной иерархии. Важное значение приобрели формулы титулования – титул по классу или должности, к концу XVIII в. титулов было пять:

• I и II классы – ваше высокопревосходительство;
• III и IV классы – ваше превосходительство;
• V класс – ваше высокородие;
• V – VIII классы – ваше высокоблагородие;
• IX – XIV классы – ваше благородие.

Титул использовался во всех случаях устного и письменного обращения к вышестоящему по службе или по общественному положению. Знание титулов, употреблявшихся в царской России, в ряде случаев помогает разрешению таких вопросов, связанных с документами, как установление авторства, датирование и тд.

 

Заключение

Подводя итоги, можно сделать вывод о том, что XVIII в. внес значительные изменения в организацию работы с документами: появляются новые учреждения, занимающиеся делопроизводством, меняются виды и формуляр документов, большое значение приобретают формулы титулования. Выделяется отличительная черта развития документации петровской эпохи – упорядочивающее воздействие законодательства, впервые система государственного устройства была регламентирована. Основополагающим законом стал Генеральный регламент, определявший систему делопроизводства вплоть до революции 1917 г. Также на протяжении XVIII в. было издано множество законодательных актов, устанавливавших формуляры отдельных видов документов, а также было издано немало частных правовых актов по составлению и оформлению различных видов документов. Законодательно определялся и порядок прохождения документов.

В XVIII в. были значительно упорядочены система государственного управления, функции государственных органов и это отразилось на законодательных актах, формуляре управленческих документов, выделении архивов, четком определении принципов работы коллегии и канцелярии. Многочисленные реформы этого времени сформировали четкую структуру государственного аппарата, в результате чего образовалась законченная система коллежского делопроизводства.

 

Биографический список

1. Басовская, Е.Н. Делопроизводство: учеб. для нач. проф. образования / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2002.
2. Илюшенко, М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: учебное пособие / М.П. Илюшенко. – М.: РГГУ, 1993.
3. Кузнецова, Т.В. Введение в специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления»: учебное пособие / Т.В. Кузнецова. – М.: РГГУ, 2003.
4. Сидоренко, Е.В. Складывание документооборота в учреждениях I четверти XVIII века / Е.В. Сидоренко // Делопроизводство. – 2007. — № 2. — С. 89-92.
5. Шмидт, С.О. Документы делопроизводства правительственных учреждений России XVI-XVII вв./ С.О. Шмидт, С.Е. Князьков. – М.: МГИАИ, 1985.