автор: Соколова Наталья Николаевна
Заместитель директора ГБОУ Школа №2113 г. Москва
Ресурсы личной эффективности руководителя
Соколова Наталья Николаевна,
заместитель директора
ГБОУ Школа №2113 г. Москва
Ресурсы личной эффективности руководителя
Личная эффективность руководителя — способность оперативно (точно и по существу) решать стратегические и тактические задачи, стоящие перед организацией.
Как определить личную эффективность руководителя? Какие существуют критерии оценки?
Критерии оценки:
- У руководителя нет «тирании дел»?
- Жестко регламентирована работа (руководителя и подчиненных)?
- Делегируется (передается) большое количество дел от руководителя к подчиненному?
- В отсутствии руководителя все подчиненные работают как при руководителе?
Успешный руководитель должен ответить утвердительно на все эти вопросы.
Личная эффективность отражает оптимальное применение имеющихся ресурсов в достижении целей и результатов. Но ресурсы бывают разными: личными, внутренними и общественными. В распоряжении каждого человека есть внутренние ресурсы. Это его личные качества, умения, навыки, опыт, таланты и пр. В распоряжении руководителя помимо этого имеются финансовые ресурсы организации, материальные и нематериальные, а также трудовые ресурсы. И от того, насколько руководитель умеет эффективно распоряжаться ими, во многом зависит эффективность его профессиональной деятельности, а значит и успешное развитие компании.
В реальной жизни руководителя разрывают сотни срочных и важных дел, всё нужно успеть. Его отвлекают, сбивают цели, заставляют заниматься другими вопросами. Всех раздражителей (поглотителей времени) можно разделить на внутренние и внешние факторы.
К внешним факторам относятся: посетители, звонки, подчиненные, корреспонденция, совещания и т.п.
К внутренним факторам относятся: неумение сказать «нет», не принятие решений, лень, не желание брать ответственность на себя, откладывание принятия решения на потом.
Личную эффективность руководителя можно повысить, но начинать приходится с самого неприятного, с самого себя.
Алгоритм повышения личной эффективности руководителя:
- Постановка целей
- Хронометраж рабочего дня (двух рабочих недель)
- Анализ расхитителей времени
- Изучение приемов и инструментов тайм — менеджмента
- Разработка индивидуального стиля работы
При постановке целей важно четко определить временной промежуток для достижения поставленной цели (долгосрочной, среднесрочной, краткосрочной, ежедневной). Если цели не определены, то нельзя говорить о личной эффективности, ее просто нет, она не имеет значения для человека. Только при наличии целей человек может говорить о достижимом.
Достижение – это стремление человека сделать что-то более совершенным, более эффективным, затрачивая при этом меньше усилий.
Без персональных целей не бывает личной эффективности. Не понимая своих целей руководитель работает впустую, проявляет активность сразу во всех отраслях жизнедеятельности и в то же время топчется на одном месте
Хронометраж рабочего времени подразумевает фиксацию в течение двух рабочих недель всех рабочих мероприятий, с интервалом 15-30 минут. Принципы проведения хронометража просты, но не каждый может его вести в силу индивидуальных особенностей. Наиболее простой способ вести хронометраж — фиксировать начало и окончание любого дела. Можно также фиксировать количество потраченного на каждое действие времени и добавлять комментарии, показывающие, насколько рационально было потрачено время.
При анализе расхитителей времени следует выделить внешние и внутренние факторы (список и причины), также четко определить критерии для этого анализа — от кого зависит принятие решения? Согласно правилу Парето 20% усилий приносят 80% результатов. Поэтому важно выявить расхитителей времени и сделать свою работу боле эффективной.
Изучение приемов и инструментов тайм – менеджмента разбить на составляющие:
— планирование (концентрация, постановка целей, приоритеты),
— КПД (совещания, переговоры, телефонные переговоры, корреспонденция),
— делегирование (что можно и нельзя делегировать), контроль (контрольные вопросы, дневник времени, органайзеры и планинги),
— дополнительные инструменты (диктофон, КПК и смартфон, органайзеры).
Необходимо оставлять 40% рабочего времени незагруженным. Взять за правило не браться за важные новые дела, если появилось окно. Лучше заняться в свободное время саморостом или совершенствованием одного из необходимых навыков.
С другой стороны, если не использовать время для самосовершенствования, то постепенно будет утрачиваться профессионализм.
Разработка индивидуального стиля работы может включать в себя следующее: обучение секретаря, перепланировку рабочего места, «гибкое» и «жесткое» планирование, обучение сотрудников, общие корпоративные правила (разработка, принятие и внедрение).
Только когда руководитель сам отработает приемы и инструменты тайм — менеджмента, тогда он сможет внедрить и проконтролировать общие корпоративные правила эффективной работы организации.
В заключении следует отметить, что успех сопутствует тому, кто сумел сохранить человеческое в себе, несмотря на интенсивную работу в той или иной должности.
